Officeさんの電話マナー

OFFICEさんの対外イメージは会社のイメージ。日常の仕事の中で、電話に出る礼儀を身につけて、相手にあなたの親切な話の中心で穏やかに話をさせて、通話が終わった後、相手はあなたの会社に対して良い印象を持っています。

通話中の声は大きすぎてはいけません。相手にはっきり聞こえるようにしてください。そうしないと、相手は気分が悪くなり、オフィスでの他の人の仕事にも影響を与えます。

つぎて電話番号時はまず、会社名と所属部門を自己申告しなければならない。

電話に出るときは、相手の会社名や所属部署に問い合わせ、電話に出るときは指定された相手に便利です。

相手が探している人がいないときは、相手の動機や目的が何なのかわからないときは、むやみに伝言をしないでください。許可されていない場合は指定された話し手の行方を言わないでください。

電話をかけていて、お客様の来訪に遭遇した場合は、原則として来訪者を招待し、その際にはできるだけ早く通話相手に謝罪し、許可を得て電話を切るべきです。ただし、電話の内容が重要ですぐに切ることができない場合は、訪問者に少し待ってから電話を続けるように伝えてください。

電話で伝達用件の場合は、要点を繰り返し、数字、日付、時間などについては、間違いのないように再確認してください。

相手が自分の名前を名乗らずに上司の行方を直接尋ねてきた場合は、丁寧に「失礼ですが、どちら様ですか？」

接客中の人に電話があることを伝えるには、口頭で伝えないほうがいいです。メモを利用して伝言を伝えることができるので、秘密の漏洩を避けるだけでなく、邪魔による気まずい思いや不快感を避けることができます。

相手の話の内容が聞き取れない場合は、迷わず、すぐに状況を明確に伝え、改善してもらうことが望ましい。

電話が突然故障して通話が中断した場合は、必ず別の電話を交換して相手に回し、相手に説明しなければならない。

電話を切る前の礼儀は無視できない。相手が電話を切ったことを確認してから、受話器を置くことができる。